Wrth i sefydliadau ledled GIG Cymru barhau i gryfhau eu Systemau Rheoli Ansawdd (QMS), mae llawer ohonynt yn archwilio sut y gellir defnyddio data yn fwy effeithiol i gefnogi gwelliant, sicrwydd a gwneud penderfyniadau.
Ochr yn ochr â'i Fframwaith ar gyfer Canlyniadau o Ansawdd, mae Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan (BIPAB) wedi datblygu Dangosfwrdd Ansawdd a Diogelwch Cleifion, sy’n darparu dull strwythuredig sy'n seiliedig ar ddata o ddeall ansawdd a diogelwch ar draws gwasanaethau. Mae'r dangosfwrdd yn helpu timau i symud y tu hwnt i adrodd ôl-weithredol tuag at fewnwelediad amser real i alluogi gwelliant wedi'i dargedu, yn seiliedig ar dystiolaeth.
Fel llawer o sefydliadau, roedd BIPAB yn wynebu'r her o reoli symiau mawr o wybodaeth wedi'i gwasgaru ar draws nifer o systemau a phrosesau adrodd.
Roedd data ansawdd a diogelwch yn bodoli mewn sawl lle, a oedd yn golygu bod angen ymdrech â llaw sylweddol i'w casglu, eu dilysu ac adrodd arnynt. Weithiau roedd amserlenni adrodd gwahanol yn arwain at amrywiadau yn y data a gyflwynid, gan greu ansicrwydd a'i gwneud hi'n anodd i staff fod â hyder yn yr wybodaeth a ddefnyddid.
O gydnabod yr heriau hyn, fe wnaethant geisio datblygu dull mwy integredig a allai ddod â data ynghyd mewn un lle, creu un ffynhonnell o wirionedd, a darparu mewnwelediadau ystyrlon ar bob lefel o'r sefydliad.
Y canlyniad yw dangosfwrdd sy'n cefnogi goruchwyliaeth sefydliadol a gwelliant lleol, sy’n helpu timau i gael mynediad at wybodaeth yn gyflym a'i defnyddio i sbarduno camau gweithredu.
Un egwyddor allweddol sy'n sail i ddatblygiad y dangosfwrdd fu sicrhau bod gwybodaeth am ansawdd a diogelwch ar gael i'r bobl sy'n adnabod eu gwasanaethau orau.
Yn hytrach nag edrych ar wybodaeth drwy lens sicrwydd corfforaethol yn unig, yr uchelgais fu darparu data amserol ac ystyrlon i dimau a all lywio gwneud penderfyniadau lleol a gweithgarwch gwella. Mae'r dangosfwrdd yn galluogi defnyddwyr i archwilio data ar wahanol lefelau, gan eu helpu i ddeall tueddiadau, nodi meysydd sy'n peri pryder a chanolbwyntio eu hymdrechion gwella lle byddant yn cael yr effaith fwyaf.
Yn bwysig, mae'r system yn galluogi defnyddwyr i ateb cwestiynau cymhleth yn gyflym trwy offer hidlo a delweddu syml. Mae hyn yn lleihau'r amser a dreulir yn echdynnu a dadansoddi data â llaw.
Mae'r dangosfwrdd yn rhan o ddull rheoli ansawdd ehangach o fewn BIPAB, sy’n helpu i gysylltu gwybodaeth weithredol â goruchwyliaeth strategol.
Drwy ddod â dangosyddion ansawdd a diogelwch ynghyd, mae'r system yn galluogi timau i ddeall yr hyn y mae'r data yn ei ddweud wrthynt a pha gamau gweithredu a allai fod eu hangen.
Mae hyn yn creu cyfleoedd i wneud y canlynol:
Mae’r dangosfwrdd yn galluogi defnyddwyr i archwilio data yn fanylach, ac mae’n cefnogi dehongliad mwy cynnil o ddata ansawdd a diogelwch, a sgyrsiau mwy gwybodus am berfformiad a gwelliant. Er enghraifft, er y gall gostyngiadau yn nifer y digwyddiadau sy'n gysylltiedig â niwed gynrychioli gwelliant, gallai gostyngiad yn nifer y digwyddiadau a adroddir amdanynt yn gyffredinol ddangos bod llai o weithgarwch adrodd yn digwydd, yn hytrach na bod gofal mwy diogel yn cael ei ddarparu.
Wrth i’r gwasanaethau gael mynediad haws at wybodaeth am eu perfformiad a'u gweithgarwch eu hunain, mae timau wedi ymddiddori fwyfwy mewn deall sut maen nhw'n cymharu â’u cyfoedion a lle mae cyfleoedd i wella yn bodoli.
Mae hyn wedi helpu i ysgogi sgyrsiau am ymarfer, perfformiad a dysgu, gan greu ymdeimlad gwell o berchnogaeth ynghylch data ansawdd a diogelwch ac annog diwylliant lle mae data yn cael eu hystyried yn adnodd sy'n grymuso timau i wella gwasanaethau a chanlyniadau.
Mae datblygu'r dangosfwrdd wedi bod yn dasg sylweddol. Roedd angen i’r timau ansawdd a diogelwch, gwasanaethau clinigol, dadansoddwyr a chydweithwyr digidol gydweithio’n agos er mwyn cysylltu’r gofynion gweithredol â’r datblygiadau technegol, gan helpu i drosi anghenion gwella yn ddatrysiadau digidol ymarferol.
Mae'r gwaith hefyd wedi tanlinellu pwysigrwydd cyfathrebu ac ymgysylltu, yn enwedig wrth gyflwyno ffyrdd newydd o gyflwyno a dehongli data. Wrth i systemau ddod yn fwy soffistigedig, mae cefnogi arweinwyr, staff ac aelodau’r bwrdd i ddeall a defnyddio gwybodaeth yn effeithiol yn parhau i fod yn flaenoriaeth allweddol.
Mae profiad BIPAB yn tynnu sylw at sawl gwers i sefydliadau sy'n datblygu eu systemau deallusrwydd ansawdd a diogelwch eu hunain, sef bod angen:
Wrth i'r dangosfwrdd barhau i esblygu, mae BIPAB yn archwilio sut y gall data, rheoli ansawdd a dysgu sefydliadol ddod yn fwy cydnaws fyth, gyda'r uchelgais hirdymor i greu amgylchedd lle mae gwybodaeth yn cefnogi gwelliant parhaus ar bob lefel o'r sefydliad, a hynny o’r timau rheng flaen hyd at oruchwyliaeth y Bwrdd a'r weithrediaeth.
Drwy ddod â gwybodaeth am ansawdd, diogelwch a gwella ynghyd mewn un system, mae'r Bwrdd Iechyd yn dangos sut y gall offer digidol helpu sefydliadau i adeiladu dull mwy rhagweithiol ar sail gwybodaeth, a chanolbwyntio ar ddysgu o reoli ansawdd.
Hoffech chi rannu menter, offeryn neu ddysgu ar gyfer rheoli ansawdd o’ch sefydliad chi?
Mae'r Rhaglen System Rheoli Ansawdd (QMS) Genedlaethol eisiau rhannu rhagor o enghreifftiau o ymarfer, offer, adnoddau a dysgu arloesol o bob cwr o GIG Cymru ar Hwb y System Rheoli Ansawdd. Gall rhannu eich profiad chi helpu sefydliadau eraill i ddatblygu eu dulliau eu hunain a chryfhau rheoli ansawdd ar draws y system. Cysylltwch â'r tîm Ansawdd a Diogelwch drwy anfon e-bost i NHSPI.Qualityandsafety@wales.nhs.uk os hoffech gyfrannu at erthygl yn y dyfodol.